Prognosen var att skolförvaltningen skulle få närmare 14 miljoner kronor kvar när 2022 var slut men det blev ”bara” fyra miljoner i överskott. Nu har politiken ställt förvaltningen till svars om varför prognosen så drastiskt ändrats.
– Vårt ekonomiska år hänger inte ihop med planeringsåret. Budgetåret är inte detsamma som ett läsår och det gör att ekonomistyrningen i skolan blir svår och det har vi försökt att belysa, säger Magnus Ahlberg, tillförordnad chef för skolförvaltningen.
Det var på kommunstyrelsens arbetsutskott som ledningen för skolförvaltningen fick förklara varför överskottsprognosen på 13,7 miljoner kronor drastiskt förändrats till cirka fyra miljoner kronor under förra året. De fick också förklara varför skolan gjort många större inköp i slutet av 2022.
I skolans värld finns det en rad osäkerheter, enligt Magnus Ahlberg, när rektorerna ska lägga upp sin budget.
– Rektorerna vet inte förrän på höstterminen hur behovet för terminen ser ut. Om det behövs en elevassistent eller inte och om de behöver spara resurserna. Då kan det bli medel kvar till att köpa annat för och då blir inte det förrän I slutet på året, förklarar Ahlberg.
Då upptäckte vi att det var ganska mycket som hade lagts i centrala potter hos verksamhetscheferna och hos förvaltningschefen
Det är alltså inget nytt fenomen att inköpen görs i slutet av året utan så har det sett ut under ett antal år enligt Ahlberg. Något annat som kan försvåra är bidrag.
– Det som kan stöka till för skolan är att man får statsbidrag.
De är bidrag som rektorerna inte vet om de kommer att behöva betala tillbaka senare på året och därför försöker många rektorer ha en buffert för det. Skolans budget i kommunen är på cirka 800 miljoner per år och omsätter 68 miljoner i månaden. De tio miljoner som det gjorts inköp för är strax över en procent av hela årsbudgeten.
I september förra året klev Magnus Ahlberg in som tillfällig chef för skolförvaltningen och fann att det fanns pengar sparade i potter.
– Då upptäckte vi att det var ganska mycket som hade lagts i centrala potter hos verksamhetscheferna och hos förvaltningschefen. Det blir inte bra, säger han.
Åtgärdsplan
Nu finns det en plan framåt för hur detta ska undvikas inför budgetåret 2023.
– Så mycket av de ekonomiska medlen som möjligt ska ut på skolorna. Rektorerna ska äga sin budget istället för att pengarna ska ligga på ett kommunkontor hos en enhets- eller förvaltningschef.
Han menar att det kommer att bidra till att rektorerna ska kunna planera sina inköp i större omfattning under hela året.
Att det köpts in möbler för sammanlagt 3,7 miljoner kronor kan verka som en astronomisk summa men har sin naturliga förklaring.
– Vi har 40 olika verksamheter och om vi köper in lite till varje verksamhet blir det ganska snabbt stora belopp, säger Magnus Ahlberg.
Men att skolan skulle ha tilldelats för mycket pengar som istället skulle kunna gå till andra förvaltningar som går med underskott borde inte vara aktuellt enligt Ahlberg.
– Vissa är kanske besvikna över det. Skolan har precis lagom med pengar och ramtilldelningen är anpassad efter behov. Vi ser inte att det är överbra i skolan, säger han.
Istället menar han att skolan i Karlskoga har varit eftersatt och att de inköp som gjordes i slutet av förra året var välbehövliga.
– Det har gjorts kloka inköp som främjar arbetsmiljön som arbetskläder. Vi har köpt in projektorer till en del klassrum eftersom de vi hade sjung på sista versen. Det har köpts in en hel del möbler som elevskåp till högstadiet som varit dåliga.
Efter flera års överskott till skolan - nu väljer kommunen att agera